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【エバンジェリスト・ボイス】動画活用のすすめ!在宅勤務でも伝わるコミュニケーション

先端技術部
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こんにちは、エバンジェリストの佐藤です。
今回は、仕事における動画活用をご提案します。

私は、2019年の夏ごろから顧客先の常駐業務や自社業務も在宅勤務で行ってきました。
試行錯誤を重ねた結果、タイムリーなコミュニケーションだけでなく、動画を撮影してコミュニケーションに利用することで時間を有効活用しています。
対面で会話する時間が取れなくても動画を共有すれば、映像や音声で伝えられます。

在宅勤務に、動画活用はいかがでしょうか?

在宅勤務中に誰かに相談したいけど、相手の都合がわからず相談しづらいことはありませんか。動画なら相手の手が空いたときに相談に乗ってもらえます。メールや社内SNSなどでチームに動画を共有でき、チームメンバーの知識や経験を借りることができます。

自分が気付いていなくても、動画であれば相手に伝わることがあります。例えば、自分が困っていることはわかるけれども、どのように質問して良いかわからないことはありませんか?そんなときは、相談相手に自分が困っていることを伝えて、動画を見てもらうと、自分が気付いていない大切なポイントを教えてもらうことができます。

ウェブ会議を開催するときは、パソコンやスマートフォンを利用されているかと思います。動画は特別な機材がなくても、一般的なパソコンやスマートフォンで録画できます。留守番電話感覚、ウェブ会議で会話する感覚で利用できます。動画なら身ぶり手ぶりで伝えたり、紙に図解して見せたりできます。

誰かに効果的な作業方法を共有するときにも動画は良いツールです。私もナレッジを動画にまとめて、社内Vlog(Video blog)で共有しています。動画の最大の特徴はオンデマンドによる情報共有ですので、誰でも自分の都合で、いつでも動画を視聴できます。動画は在宅勤務に欠かせないツールだと思っています。

動画でテンポ良く、要点を伝えるのに大事な
ジャンプ・カット編集

動画を撮影したらパソコンやスマートフォンに標準インストール済みの動画編集ソフトが使えます。動画の中から本題とは関係のない部分、無言、「え〜」、「あ〜」、「えーっと」などのシーンを削除するだけで話のテンポが良くなります。動画をカットして、不要シーンを削除する動画編集をジャンプ・カット編集と呼びます。

ちょっと楽をするなら、本格的な動画編集ソフト Adobe Premiere Pro(※1)は無言区間の自動削除機能があります。より手軽で簡単に作業したいならVrew(※2)という動画編集ツールもあり、YouTuberがよく利用しています。Vrewには無音区間の自動カット機能の他に、自動字幕機能があります。これらのツールを使えば、動画編集に不慣れでも、簡単にジャンプ・カット編集が行えます。

スマートフォンでも無音区間を検出して、自動ジャンプ・カット編集できるアプリケーションが多数公開されています。「無音区間 カット」、「無音区間 削除」、「jump cuts」、「remove silence from a video」などでウェブ検索すると見つけられると思います。例えば、iPhoneアプリならVSSR(Kreuz 45、※3)、VlogEasy - Easy Vlog Editing!(Slinger Studios Inc.、※4)、Claps - Automatic Video Editor(jose manuel glez. de rueda ramos、※5)などがあります。

テレワーク経験から考察するコミュニケーションの重要性

話は変わりますが、2020年は新型コロナウイルス対策の一環として、在宅勤務(テレワーク)を始められた方も多くいらっしゃると思います。在宅勤務を通じて、不便を感じられているかと思います。一般的には、遠隔でのコミュニケーションが困難、労働実態を把握しにくい、管理や評価しにくいことが課題とされているようです。

私は、2018年以前は、顧客先のオフィスに常駐して仕事をしていました。週に数回は、IT設備工事の下見や打ち合わせ、データセンター設備の点検や工事の立ち会いなどを行いました。都内から1〜2時間の移動時間をかけて、東京近郊(神奈川、埼玉、千葉、茨城)のオフィスやデータセンターで仕事をしました。都内のチームメンバーの状況によっては、適時コミュニケーションが取れないこともありました。

前日までに作業計画や問題発生時の対応を、あらかじめチームメンバーと共有してからテレワーク勤務をします。このように予定していた作業なら常に連絡を取らなくても、最小限の連絡でも困ることはありません。コミュニケーションには、事前の準備が重要だと思うようになった経験です。

在宅勤務で動画活用の効果を実感!

在宅勤務では、会社のオフィスと同様に仕事へ取り組まれているのではないでしょうか。いつでも周囲の人やチームメンバーなどとコミュニケーションできる前提で在宅勤務を始めてみたものの、始めてみると相手の状況が見えず、会話するタイミングがつかみにくいです。

ちょっとした確認だけなら、直接対面で質問したいケースも出てきます。電話やボイスチャットは素早く連絡できますが、込み入った話に発展するとわかりにくいです。メールや社内SNSでは、文章で伝えないといけませんので、詳しく書こうとすると内容をまとめるのに時間がかかります。コミュニケーション手段はどれも一長一短があります。

私は、メールや社内SNS以上、ウェブ会議未満のコミュニケーション・ツールとして動画が便利だと思いました。メール、社内SNS、電話やウェブ会議などにない特徴があります。まず、動画は一人で情報を発信できます。相手がいるつもりで説明している状況を撮影すれば良いので特別なスキルは不要ですし、撮影にそれほど時間はかかりません。動画でメールや資料の補足説明や図解説明もできるので、込み入った話でもジェスチャーなどを交えて見せる形での説明ができます。

また、ウェブ会議にない特徴として、動画ですので早送り再生や一時停止などが可能で、動画ファイルを二次利用や再共有するにも手間がかかりません。副次的な効果として話題のポイントを絞って相談でき、収録した内容以上に話が発展せず、時間の節約になります。

おわり

今回は、在宅勤務で動画を活用するアイディアをご紹介しました。残念ながら新型コロナウイルスの収束には、まだまだ時間がかかりそうです。私は3年ほど前からビジネス向けに人工知能(AI)と動画活用を研究しています。みなさまに新しい遠隔作業支援サービスを提供できる日が来ることを楽しみにしています。

当社の遠隔作業支援システム IDEye(※6)は、遠隔地の作業を映像と音声で支援するソリューションです。リアルタイムなリモート・コミュニケーションのためのシステムです。このシステムを利用すれば、以前の私のようにテレワークが不要になり、移動時間やコミュニケーション・ロスを削減できます。動画のように動画を録画して共有する手間もなく、リアルタイムに動画を共有できます。また、ウェブ会議にない特徴として、スマートグラスですので自由に動き回ることができ、両手が空きますのでテレワークなどの作業に最適です。

IDEye 作業効率アップイメージ

みなさまも、ニュー・ノーマル時代のコミュニケーション・ツールとして動画を活用してみてはいかがでしょうか。貴重なお時間をいただき、最後までご高覧いただきありがとうございました。

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佐藤 聖

株式会社インフォメーション・ディベロプメント 先端技術部 エバンジェリスト

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