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ICTサービス第6部
テクニカルスペシャリスト 千葉 由紀祐
こんにちは、テクニカルスペシャリストの千葉です。
9月1日は防災の日という事で、先日、私が住む地域の防災訓練に家族で参加しました。コロナ禍ということもあり、避難場所への集合訓練ではなく情報伝達訓練として、防災アプリやインターネットサイトから、避難情報や防災マップを確認するというものでした。
防災マップ上の避難所、一時滞在施設の開設状況が、警戒レベルが上がるにつれて変化して表示され、どこに避難すれば良いのか、必要とする情報をしっかり受け取る事ができました。
防災マップ上の避難所、一時滞在施設の開設状況が、警戒レベルが上がるにつれて変化して表示され、どこに避難すれば良いのか、必要とする情報をしっかり受け取る事ができました。
訓練参加をきっかけに、家族であらためて地域防災について話をし、緊急時連絡方法の再確認、自宅の備えの見直しを行っています。
また、アプリの機能・サービス面や情報公開に関しては、訓練後のアンケートを通じて行政にフィードバックしましたが、今回のITサービスを介した訓練からは、情報の受け手の立場から発信者となった場合に必要なことの気づきも多く、“自分事”として主体的に取り組めた事は大きな収穫でした。
さて、前々回のコラム：【エバンジェリスト・ボイス】初動が最重要！事業継続マネジメント(BCM)と事業継続計画(BCP)で事業継続マネジメント(BCM)、事業継続計画(BCP)に関して述べましたが、知人より「実際に緊急事態になった場合、避難や安否確認のイメージはあるが、自分の勤め先がどのように事業継続を図るのか、自分がどう行動するのかイメージできていない。」といった話をされました。
防災活動と事業継続マネジメント(BCM)の違いを社員一人一人が理解し、自分事としておかないと、緊迫する危機の状況下では、企業・組織として望ましい結果を生む事は困難です。
今回は、防災活動と事業継続マネジメントの違いを明確にした上で、事業継続マネジメントにおける初動段階と事業継続体制移行後の対応についてお話したいと思います。
防災活動と事業継続マネジメント(BCM)の違い
まず、防災活動と事業継続マネジメント(BCM)の違いを明確にしたいと思います。
防災活動が命を守るための行動にあるのに対して、BCMはそれに加えて企業が社会的責任を果たすために重要業務の継続・復旧を行うための活動です。
内閣府が公開する事業継続ガイドラインでは、以下の通り防災活動とBCMを比較・整理しています。
内閣府が公開する事業継続ガイドラインでは、以下の通り防災活動とBCMを比較・整理しています。
表1.2-1 企業における従来の防災活動とBCMの比較表
引用：『事業継続ガイドライン（令和3年4月）』 内閣府 P5～6
| 企業の従来の防災活動 | 企業の事業継続マネジメント（BCM） | |
|---|---|---|
| 主な目的 |
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| 考慮すべき事象 |
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| 重要視される事項 |
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| 活動、対策の検討の範囲 |
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| 活取組の単位、主体 |
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| 検討すべき戦略・対策の種類 |
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防災活動は、定期的に実施される避難訓練や防災訓練などを通じて、個人・組織の対応の認知度は高く、また、防衛本能から各自の主体的な行動も期待できます。 一方、BCMは、防災活動と並行して、緊急事態によって制限される経営資源(人・モノ・金・情報)を、企業において継続・早期回復しなければならない重要業務に投入するための活動です。速やかに対策本部を立ち上げ、指揮・命令系統を確立し、対応する事となります。
では、具体的にどのような対応が必要となるのでしょうか？
初動段階での対応
緊急時の初動段階で対応すべきことを、従業員個人の対応と企業・組織の対応に分けて考えてみます。
個人の対応としては、安全確保のための行動が最優先であり、必要に応じて避難をした上で、安否の状況、および業務遂行可否を報告する事が必要となります。
一方、組織の対応としては、組織を動かすための迅速な意思決定、指揮・命令が可能な、経営トップを含めた体制（対策本部）を構築します。当体制のもと、被害状況の確認、従業員の安全確保、内外への情報発信などを行い、状況・情報を集約・管理する事となります。
前述の事業継続ガイドラインでは、実施すべき事項の例を以下の様に挙げています。
一方、組織の対応としては、組織を動かすための迅速な意思決定、指揮・命令が可能な、経営トップを含めた体制（対策本部）を構築します。当体制のもと、被害状況の確認、従業員の安全確保、内外への情報発信などを行い、状況・情報を集約・管理する事となります。
前述の事業継続ガイドラインでは、実施すべき事項の例を以下の様に挙げています。
表1.2-1 企業における従来の防災活動とBCMの比較表
引用：『事業継続ガイドライン（令和3年4月）』 内閣府 P24～25
| 実施主体 | 実施事項 | |
|---|---|---|
| 項目 | 詳細 | |
| 対策本部（本社及び各拠点） |
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| 各従業員 |
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事業継続体制移行後の対応
初動段階での安全確保後、事業継続体制への移行の対応において、私が考えるポイントは以下の通りです。
１．経営資源の割り当て
事業継続を図る際、緊急時と通常時の大きな違いは、経営資源(人・モノ・金・情報)が制限される点です。限られた経営資源で企業として社会的責任を果たすには、重要と定めた業務に経営資源を割り当て、継続または必要なレベルまで回復させる事が必要です。
（重要業務を特定するための業務影響度分析(BIA)については前々回コラム参照)
（重要業務を特定するための業務影響度分析(BIA)については前々回コラム参照)
経営資源を重要業務に割り当てるには、対策本部に情報(社員の安否状況、被害状況、調達先の状況等)を集約し、対策本部でコントロールする必要があります。また、マンパワー確保の事前準備として、従業員一人一人が、緊急時には通常時とは異なる業務を行う可能性を認識しておき、業務遂行できるよう準備しておく事が重要です。具体的には、応援要員用のマニュアル・手順の整備、定期的な教育・訓練が挙げられ、キーパーソンが居なくては業務が回らないという事態は避けなければなりません。
なお、受託業務や要員派遣に関しては、契約やSLAに基づく対応となりますが、対策本部での情報集約、コントロールは同様に行う必要があります。
なお、受託業務や要員派遣に関しては、契約やSLAに基づく対応となりますが、対策本部での情報集約、コントロールは同様に行う必要があります。
２．情報発信
従業員、取引先などの利害関係者（ステークホルダー）や対外向けの情報発信を確実に行える体制を確保する事は、事業継続対応を進める上で非常に重要です。
企業・組織がどういう状況に置かれているのか分からない状況は、取引先から見れば、サービス提供は大丈夫なのか、サプライチェーンが途絶してしまうのではないかといった懸念を与え、従業員から見ても、事業継続の対応が遅れるなど支障が生まれます。
このようなブラックアウトの状況を起こさないための準備として、連絡先情報の保管、複数の連絡手段の確保、連絡要員（マンパワー）の確実な確保が挙げられます。連絡手段に関しては、電話（衛星電話含む）、メール、オンライン会議システム等、ICTを活用した複数の手段を確保し、事前に共有しておきます。
また、集約した中から、必要な情報を判断し、適切なタイミングで正確に発信する事も重要です。
企業・組織がどういう状況に置かれているのか分からない状況は、取引先から見れば、サービス提供は大丈夫なのか、サプライチェーンが途絶してしまうのではないかといった懸念を与え、従業員から見ても、事業継続の対応が遅れるなど支障が生まれます。
このようなブラックアウトの状況を起こさないための準備として、連絡先情報の保管、複数の連絡手段の確保、連絡要員（マンパワー）の確実な確保が挙げられます。連絡手段に関しては、電話（衛星電話含む）、メール、オンライン会議システム等、ICTを活用した複数の手段を確保し、事前に共有しておきます。
また、集約した中から、必要な情報を判断し、適切なタイミングで正確に発信する事も重要です。
３．夜間・休日発生時の対応
夜間・休日発生時も平日日中と同様に初動段階の対応は必要であり、事業継続対応も考慮しておく事が重要です。平日日中と休日・夜間の違いは、連絡の取り易さ、召集のし易さ、社内インフラの利用のし易さなどが挙げられますが、いつ起きても同様の対応ができる様、双方の違いを明確にし、緊急連絡先・連絡手段の確保、リモートワーク環境の活用ルールの整備など、準備をしておく事が必要です。
その他、事業継続ガイドラインでは、実施すべき事項の例を下図の通り挙げています。
表5.1.1.2-2 事業継続対応において実施すべき事項の例
引用：『事業継続ガイドライン（令和3年4月）』 内閣府 P25～27
| 実施主体 | 実施事項 | |
|---|---|---|
| 項目 | 詳細 | |
| 対策本部・事業継続組織（本社及び重要業務の拠点 |
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まとめ
緊急時は、想定通りの事象しか起きない事はまずなく、想定外の事象が必ず起きます。また仮に想定通りであっても事前準備の内容に固執せず、臨機応変に対応する力が求められます。
従業員一人一人が事業継続マネジメント(BCM)を“自分事”として理解し、事業継続対応を主体的に行動できる力を養っておく事は、企業にとって大きな強みとなります。
従業員一人一人が事業継続マネジメント(BCM)を“自分事”として理解し、事業継続対応を主体的に行動できる力を養っておく事は、企業にとって大きな強みとなります。
そして、冒頭でもお話しましたが、“自分事”として認識できる一番の取組みは、訓練に参加する事だと思います。
そのためには、訓練の種類（安否確認訓練、対策本部訓練、BCP訓練、関連会社との連絡連携訓練など）や、参加メンバー（全従業員、対策本部メンバー、キーパーソン、希望者など）を工夫しながら、できるだけ多くの人が経験できる様、計画する事が重要です。
そのためには、訓練の種類（安否確認訓練、対策本部訓練、BCP訓練、関連会社との連絡連携訓練など）や、参加メンバー（全従業員、対策本部メンバー、キーパーソン、希望者など）を工夫しながら、できるだけ多くの人が経験できる様、計画する事が重要です。
是非、皆さんも訓練に参加する機会を積極的に作ってみてください。
では、次回をお楽しみに。
参考文献：事業継続ガイドライン（令和3年4月） 内閣府
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