先端技術部
テクニカルスペシャリスト 黒住 好忠
こんにちは。テクニカルスペシャリストの黒住です。
多くの企業で「作業効率化や生産性向上」の取り組みが行われていると思いますが、今回は普段の作業を効率化する、ちょっとしたテクニック、題して「ちょいテク」を紹介したいと思います。
効率化を図る方法には、業務プロセス全体を見直して全体最適化を図るような大がかりな方法も存在しますが、今回は「この後すぐにでも使える」テクニックを中心に紹介します。PC操作に関する部分的な最適化にはなりますが、使用頻度や汎用性の高い操作になりますので、ちりも積もれば･･･ということで試していただければと思います。
効率化を図る方法
細かいテクニックを紹介する前に、大前提となる効率化のポイントについて、まとめておきたいと思います。ポイントは以下の5つになっており、後半になるほど難易度が高くなります。
普段から行っている作業をこの観点で見ていけば、より効率的な作業を行えるようになるはずです。
- ショートカットキーを使う
- アプリケーションの既存機能を活用する
- 複数のアプリケーションを組み合わせて活用する
- マクロ機能による自動化を行う
- 独自にツールを作成する
ショートカットキーを使う
多くのアプリケーションにはショートカットキーが割り当てられています。ショートカットキーを使えば、複数のマウス操作が必要な作業も、1回のキー操作だけで完結できます。
ショートカットキーを多く知ってるほど、より効率的に作業が行えるので、利用頻度の多い作業を中心にショートカットキーを覚えていくと良いですよ。
アプリケーションの既存機能を活用する
普段利用しているアプリケーションには、数多くの機能が備わっていることも珍しくありません。機能が多いと、全てを把握することは難しいのですが、実は「便利な機能が最初から用意されていた」というケースも珍しくありません。
アプリケーションの普段使っていないメニューの機能を確認してみたり、アプリケーションのヘルプやマニュアルに目を通したりすると、便利な新機能を発見できるかもしれません。マニュアル全てに目を通すのが大変･･･という場合は、アプリケーションのメニューなどから、自分の知らない機能にフォーカスして調べてみると、新たな発見があるかもしれませんよ。
複数のアプリケーションを組み合わせて活用する
1つのアプリケーションでできることには限りがありますが、複数アプリケーションをうまく組み合わせて活用すれば、多くのことが実現できるようになります。各アプリケーションのメリットを活かすことができれば、これまで時間のかかっていた作業も、わずかな時間で行えるようになるかもしれません。
組合せのパターンは膨大な数になり、正解も存在しないのですが、普段から「それぞれのアプリケーションが得意な作業」と「データの受け渡し方法」を意識するようにしておくと、より効率的な組合せ方法が見えてくるようになります。
マクロ機能による自動化を行う
繰り返して何度も行うような操作や定型的な作業は、マクロ機能を使って効率化できる場合があります。Excelの「マクロの記録」機能が有名だと思いますが、他のアプリケーションでもマクロ機能が備わっている場合があります。
プログラミングができなくても「操作内容を自動で記録」して「繰り返し再生」できる場合が多いため、使い方さえ覚えてしまえば、比較的簡単に活用できると思います。
独自にツールを作成する
究極の方法として、自分で独自にツールを作成する方法があります。ある程度、プログラミングの知識が必要になるため誰でも使える方法ではありませんが、柔軟性は最も高い方法になります。
プログラミング言語の知識があれば、その言語を使って開発する手段もありますが、Excelを使っているのであればVBA、少ないコードで効率よく処理したければPythonやC#などの言語を利用するのも良いと思います。言語によって向き不向きもあるので、適切な言語を選択すると良いですよ。
ツールを作成する前に･･･
作業効率化を行う際に「何でもツール化」しようとするケースを見かけることがありますが、これは得策ではありません。ツール作成やメンテナンスにはそれなりの工数（とは言っても数時間～数日のケースが多い）が必要になるので、まずは「その作業は、本当にツール化する必要があるのか」という点を考えてくださいね。
効率化しようとしている作業自体に要する時間や頻度、今後も継続して発生する作業なのか･･･という点と、ツール作成に必要な工数などを天秤にかけて判断する癖を付けておくと良いと思います。また、既存のツールやアプリケーションを組み合わせて実現できるのであれば、そちらの方法も併せて検討してみてくださいね。
いずれにしても、ケースバイケースで変わってくるので、その都度判断していくことが大切です。
実際に使える「ちょいテク」
では、ある程度汎用的に使える「ちょいテク」を厳選して紹介したいと思います。
※ドメインに参加しているPCなど、管理者によって操作を制限されていると利用できないケースも存在します。
Windowsのショートカットキー
Windowsには便利なショートカットが複数用意されています。ここではWindows 11をターゲットにしていますが、Windows 10でも大半が使用できるはずです。なお Windows キーは、キーボード左下にあるWindowsマークのキーを指しています。
表記例として + は同時にキーを押すことを指します。例えば Windows+R は「WindowsキーとRキーを同時に押す」ことを指しています。また → は順番に操作を行うことを指します。
- Windows+L ：Windowsのロックを行えます。LockのLです。離席するときはWindows+Lを押す癖を付けておくと良いですよ。
- Windows+E：新しくエクスプローラーを起動できます。ExplorerのEですね。
- Windows+P ：外部ディスプレイやプロジェクターを利用する際の、画面の表示方法を選択できます。画面の複製や拡張を頻繁に切り替えたい場合に便利です。
- Windows+X ：Windowsのシステムメニューを表示できます。Windowsの管理機能や設定を行いたいときに利用すると便利です。
- Windows+V ：Windowsのクリップボード履歴が有効になっていれば、過去にコピーした複数のクリップボードの履歴から貼り付けが可能になります。Ctrl+Vの履歴付き版ですね。
- Windows+R ：ファイル名を指定して実行できます。様々なコマンドを利用できるので、個人的に利用頻度が高いショートカットキーになります。ファイル名を指定して実行で cmd と入力すればコマンドプロンプト、 control と入力すればコントロールパネル、 フォルダのパス を貼り付ければエクスプローラー、 URL を入力すればブラウザー、 %appdata% と入力すればユーザーのRoamingフォルダ、 . （ドット）を入力すればユーザーフォルダ、 services.msc と入力すればサービス設定、 calc と入力すれば電卓･･･などなど、ここから数多くの作業を実行できます。ちなみに「管理者として実行」したい場合は、ファイル名を指定して実行する際に Shift+Ctrl キーを押しながらEnter（もしくはOKボタンをクリック）すれば、管理者として実行できます。
- Windows+上下左右キー ：選択しているアプリケーション画面を左右に寄せて整列させたり、最大化、最小化させたりできます。キーボードだけで画面レイアウトの整理ができるので便利ですね。
- Ctrl+Shift+ESC ：タスクマネージャーを開きます。
- Windows→検索したい内容 ：Windowsキーを「押した後」、そのまま検索したいキーワードを入力すると、検索処理を行えます。アプリケーションなどの検索も行えるので、例えば、Windows→Excelと入力してExcelを起動したり、Windows→printerとしてプリンタの設定を呼び出したりできます。わざわざマウスでアプリケーションを探しながら操作する必要が無いので便利ですね。検索なので、一部のキーワードを入力してターゲットを絞れる点も良いところです。
- Windows+Shift+S ：画面の指定範囲をキャプチャ可能です。以前は「Windows+S」キーに割り当てられていた機能ですが、最近では「Windows+Shift+S」に変更されています。
- PrintScreen , Alt+PrintScreen ：画面全体、もしくは選択しているアクティブウィンドウの画面キャプチャを行えます。画面の任意の領域をキャプチャしたい場合は「Windows+Shift+S」、画面全体やアプリケーション画面全体をキャプチャしたい場合は「PrintScreen、もしくはAlt+PrintScreen」という形で使い分けると良いですよ。
エクスプローラー操作
エクスプローラーも利用頻度が多いため紹介します。
- Ctrl+ファイルドラッグ ：ファイルをドラッグ中にCtrlキーを押すと、強制的にファイルのコピーになります。同じドライブ同士でコピーしたい場合など、Ctrlキーを押すと良いでしょう。
- Shift+ファイルドラッグ ：ファイルをドラッグ中にShiftキーを押すと、強制的にファイルの移動になります。異なるドライブにファイルを移動したい場合などに便利です。
- Ctrl+Shift+ファイルドラッグ ：ファイルをドラッグ中にCtrl+Shiftキーを押すと、強制的にファイルのショートカットが作成されるようになります。
- Alt+Enter ：フォルダやファイルのプロパティを表示させたい場合、対象のフォルダやファイルを選択してAlt+Enterを押すと、プロパティを表示できます。
- Shift+ファイルの右クリック (Windows10)：ファイルのパスをコピーしたい場合など、Shiftキーを押しながらファイルを右クリックすることで「パスのコピー」メニューを表示させることが可能です。なお、Windows 11では右クリックするだけでメニューに「パスのコピー」が表示するようになっています。
- デスクトップのアイコンを隠す：デスクトップに多くのアイコンが散在している場面をよく見るのですが、画面共有をする際など、デスクトップを見られたくないケースもあると思います。その場合、「デスクトップを右クリック→表示→デスクトップアイコンの表示」をクリックしてチェックを外せば、一時的にデスクトップのアイコンを非表示にできます。（もう一同同じ操作をすれば再表示）
Excel操作
個別のアプリケーションの操作を紹介し始めるとキリが無いのですが、その中でもExcelは一般的に利用頻度が高いと思われるため、あまり知られていない便利な機能にフォーカスして紹介したいと思います。
- F2 ：特定セルの内容を再編集したい場合はF2キーで再編集が行えます。
- trl+Enter ：選択した複数セルに同じ内容を入力したい場合、Ctrl+Enterで指定範囲全てに同じ内容を一度に入力可能です。
- Ctrl+; , Ctrl+: ：現在の日付や日時を入力できるショートカットキーです。
- Ctrl+1 ：セルの書式設定を表示できます。
- Alt+図形ドラッグ ：Altキーを押しながら図形をドラッグすれば、Excelの罫線にスナップさせながら図形を移動できます。また、Shiftキーを押していると上下左右への平行移動、Ctrlキーを押していると図形の複製などの操作も可能になります。
- 曜日の書式設定：曜日を文字列として入力しているケースをよく見かけますが、セルの書式設定で曜日も表示できます。日付を入力したセルの書式設定で aaa とすれば「月、火、水～」、 aaaa とすれば「月曜日、火曜日～」という書式になります。 yyyy/mm/dd (aaa) という書式を設定すれば「2022/01/26 (水)」といった表示も可能です。
- Ctrl+PageUp/Down ：Ctrl+PageUp、Ctrl+PageDownでExcelのシートを切り替えられます。キー割り当てが可能なマウスを使っている場合は、マウスの進む/戻るボタンに、このショートカットキーを割り当てておくと便利になりますよ。
コマンドプロンプト操作
コマンドプロンプトでは様々な操作を行えますが、ここでは覚えておくと便利な機能の一部を紹介します。基本的なcdやdir等のコマンドについては説明していないので、ご了承ください。
なお、コマンドプロンプトは、 Windows+R→cmd→Enter のキー操作でも起動できますよ。
- 実行結果をファイルに保存： > を使ったリダイレクト処理でコマンドの出力内容をファイルに出力することができます。例えば dir>files.txt とすれば、dirの結果をfiles.txtに出力可能です。（デフォルトでは標準出力の内容がファイルに出力される･･･等あるのですが、ここでは細かい仕組みについては説明を省略します）
- 実行結果をクリップボードにコピー：パイプ（ | ）と clip コマンドを使って、コマンドの処理結果をクリップボードにコピーできます。例えば dir|clip とすれば、dirの結果がクリップボードにコピーされます。複数行に及ぶコマンドの説明などをテキストエディタなどで確認したい場合などにも利用できますね。
- explorer . ：コマンドプロンプトのカレントディレクトリをエクスプローラーで開きたい場合、 exolorer . （もしくは start . ）とすれば、カレントディレクトリをエクスプローラーで表示できます。
- バッチ処理：拡張子が .cmd 、もしくは .bat のファイルを作成すれば、一連のコマンドプロンプト操作を自動化できます。バッチ処理では引数の指定や条件分岐なども可能なので、一部の簡単な処理であれば、バッチ処理で完結できるケースもあります。バッチファイルの詳細は長くなってしまいますので、興味がある方は調べてみてくださいね。
- robocopy ：ファイルをコピーするコマンドは複数存在しますが、その中でも便利なのがrobocopyコマンドです。フォルダのミラーリングや差分ファイルだけのコピー、直近n日以内に更新されたファイルだけをコピーなど、多機能なファイルコピーが行えるようになります。
便利なツール
汎用的に使える便利なツールについても、いくつかご紹介します。これらのツールも無料で利用可能なので、ぜひ活用してみてくださいね。
サクラエディタ（テキストエディタ） （※外部サイト）
テキストエディタと呼ばれる、テキストファイルを編集するためのエディタです。簡単なテキストファイルは備えています。
ここではサクラエディタを例にしていますが、他のテキストエディタでも同様の機能を備えているものも数多く存在します。ショートカットキーなどはエディタによって異なるのでご注意ください。
- テキストの並び替え機能：各行を昇順/降順に並び替え可能です。行数が多くても比較的高速に処理できるので「エディタを起動→貼り付け→ソート」という処理がすぐに実行できます。項目のソート機能はExcelなどにも存在しますが、サクラエディタ等を使った方が簡単で高速に処理できます。
- 重複行の排除：重複する行を排除し、1行にマージする機能です。大量のデータを扱っていると重複データを排除したい場合も多々あるのですが、そのような操作も簡単に行えます。基本的には、上記の並び替え機能と組み合わせて利用します。
- 左/右スペースの削除：データによっては行の左右に余計なスペースが付いているケースも多々あります。他のアプリケーションなどでコピーしたデータなどでも、スペースが入る場合があります。このような場合にも、先頭や行末についているスペースを一括で削除できます。この機能も単発で利用することも可能ですが、実際には「左右のスペース削除→並び替え→重複行の削除」というような組合せで利用するパターンが多くなります。（Excelのデータをコピーして、サクラエディタで編集し、Excelに書き戻すというような組合せも多用します）
- ブロック編集機能：文章などは原則として1行単位に編集すると思いますが、場合によっては「複数行同時に同じ値を入力したい」ケースも存在します。そのような場合、Altキーを押しながらブロック選択することで、複数行まとめて同じ編集を行う事が可能になります。
- 正規表現による検索や置換：サクラエディタでは正規表現と呼ばれる特殊なキーワードを指定した検索や置換処理を行えます。例えば「コンピューター、コンピュータ、パソコン」など複数のキーワードをまとめて「PC」に置換したい場合なども、正規表現を使えば簡単に処理できます。また、メールアドレスやURLなどの抽出や、改行の追加削除なども正規表現を使って実現可能です。また、正規表現ではマッチングした箇所の情報を再利用できるので、キーワードのリストから正規表現の置換だけで、高度な編集を行う事も可能です。
- マクロ操作：サクラエディタでは、操作内容を記録して、繰り返し再生することが可能です。この機能を利用すれば、同じ処理を連続して行いたい場合に効率化できます。なお、マクロ再生より正規表現による一括置換の方が高速なので、もし数千～数万回以上同じ処理を繰り返す必要があれば、正規表現の置換で実現できないか検討してみてくださいね。
一般的に「Diffツール、マージツール」などと呼ばれる、テキストファイル等の差分を比較するツールです。文章やソースコードの変更された場所を簡単に見つけて処理できます。
- フォルダ配下の差分比較：変更前、変更後フォルダ配下の内容を一括して差分チェック可能に鳴ります。目視で全ての差分をチェックすることは現実的ではありませんが、WinMergeを使えば簡単に変更されたファイル、変更内容などを確認できます。また、変更された箇所だけを簡単に取り込む（マージする）ことが可能です。
- ファイル以外の差分比較：WinMergeではファイルに保存していなくても、クリップボードから貼り付けた内容同士を比較することが可能です。ちょっとした差分を確認したい場合でも、WinMergeを起動して差分チェックを行う事が可能です。（比較する内容が違いすぎると差分箇所が分かりづらいため、場合によってはサクラエディタの並び替え機能で成形→WinMergeで差分比較という手順を取る場合もあります）
- Excelファイルの比較：一般的にはテキストファイルの差分しか比較できないのですが、WinMergeではExcelファイル同士の比較も行えます。Excelの比較結果は見やすいとは言えないのですが、それでもExcelファイル同士で変更された箇所を簡単に見つけられる点では、目視で確認するより短時間で見落としも無く比較できます。
頻繁に利用するアプリケーションやフォルダ、ファイルなどは、Windowsのタスクバーやデスクトップなどにショートカットを登録できます。
しかし、利用するアプリケーションや、関わるプロジェクトなどが増えてくると、タスクバーやデスクトップには収まりきらず、煩雑な状態になりがちです。フォルダを分けて整理したとしても、それぞれフォルダを開いて内容を見る必要があるため、手間がかかります。
このような場合は、ランチャーと呼ばれるツールを活用すると効率よく作業できるようになるケースが多くなります。デスクトップの場合、手前に表示されているアプリケーション画面をずらして、裏側のデスクトップにあるアイコンを選択する必要がありますが、ランチャーであれば割り当てたショートカットキーを押すだけで、すぐに呼び出して利用することが可能です。
ブラウザの自動操作
多少、DOMやJavaScriptの知識が必要になりますが、Google ChromeやMicrosoft Edgeの「ブックマーク機能」だけを利用して、ちょっとしたブラウザ操作の自動化を行えるようになります。
一般的に、ブラウザのブックマークにはURLを登録すると思いますが、URLの部分を javascript: alert('Hello');void 0; という内容でブックマークを登録してみてください。URLの代わりに javascript:～ と指定している点がポイントになります。
ブラウザを開いて、このブックマークをクリックすると、ポップアップで「Hello」というメッセージが表示されると思います。このように、javascript: の後ろに処理したい内容をJavaScriptで記載すれば、ブラウザ画面のフォームに値を自動で入力したり、プルダウンの内容を自動で選択したり、任意のボタンを自動でクリックする等の処理が行えるようになります。
興味のある方は「JavaScript DOM」などをキーワードに検索してみてくださいね。
外部デバイスの活用
便利なショートカットキーですが、アプリケーションごとに内容も異なり、覚えておくことも、なかなか大変だと思います。覚えていても、しばらく使わないと忘れてしまうことも多いのではないでしょうか。
そんなときは、ショートカットキーなどを独自に登録できるデバイスを活用してみるのも良いかもしれません。マウスやキーボードの中には、一部のボタンやキーに任意のショートカットキーや機能を割り当てられる製品もあり、頻繁に使う機能を割り当てておくと良いでしょう。また、同じボタンやキーであっても、アプリケーションごとに異なる設定ができるケースも多いようです。
マウスやキーボードの場合、割り当てられるキーの数が限られているのですが、もっと多くのショートカットや機能を割り当てて、なおかつ表示も分かりやすくしたい場合は「elgato Stream Deck」などの専用デバイスを導入するのも良いかもしれません。
最後に
今回は、覚えておくと効率的に作業ができるようになる「ちょいテク」についてお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。
全ての内容を覚える必要はありませんが、使えそうな内容があれば少しずつ取り入れてみてくださいね。色々なテクニックを覚えるほど、より効率的に作業ができるようになると思います。
また、今回紹介した例は「数多く存在する中の、ほんの一例」でしかないので、上記の「効率化を図る方法」のポイントを意識しながら、色々なテクニックを探してみてくださいね。
それでは、また次回のコラムでお会いしましょう。
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